OTOMASI DUNIA PERPUSTAKAAN DENGAN TEKNOLOGI INFORMASI

Abstrak

Perpustakaan sebagai pilar utama dalam melestarikan dan menyediakan informasi dan ilmu pengetahuan perlu didukung media teknologi informasi. Teknologi informasi ini digunakan untuk keperluan otomasi perpustakaan. Otomasi perpustakaan ini merupakan sebagai wujud dari peran teknologi informasi. Dan dengan adanya otomasi perpustakaan ini diharapkan akan mempermudah aktivitas di perpustakaan.

Kata kunci: perpustakaan, otomasi perpustakaan, teknologi informasi

A.     PENDAHULUAN

Perpustakaan merupakan tempat yang menyediakan berbagai informasi. Namun seiring dengan perkembangan zaman, perpustakaan bukan hanya sebagai pusat sumber informasi, melainkan juga untuk penelitian, rekreasi, dan pelestarian budaya bangsa. Oleh karena itu, perpustakaan banyak berperan bagi kehidupan masyarakat. Untuk memenuhi kebutuhan penggunanya perpustakaan harus menyediakan pelayanan berbagai informasi dan berusaha mengembangkan perpustakaan tersebut serta mempertemukan antara pengguna dengan informasi yang dibutuhkan. Maka dari itu, perpustakaan diharapkan mampu mengikuti tuntutan dan perkembangan dunia teknologi informasi yang ada, serta mengfungsikan sebagai penyaji informasi yang handal.

            Namun dengan semakin canggihnya dunia teknologi informasi belum tentu semua perpustakaan mampu untuk memenuhi tuntutan zaman tersebut. Bahkan banyak perpustakaan konvensional yang dari segi fungsi, peran, dan usaha perpustakaan hingga kini tampaknya belum teraih dan terpenuhi sebagaimana mestinya. Hal ini dapat ditunjukkan dengan masih saja ada keluhan para pengguna perpustakaan yang masih kecewa karena pelayanan yang tidak memuaskan lantaran informasi yang dibutuhkan tidak tersedia di perpustakaan.

            Selain itu, dalam hal pelayanan masih terdapat perpustakaan yang menggunakan cara manual. Proses peminjaman, pengembalian, atau penelusuran koleksi masih dilakukan secara manual dengan mencatat atau menelusurnya melalui katalog perpustakaan. Hal tersebut tentunya membutuhkan waktu lama sehingga proses pelayanan memungkinkan kurang efisien dan tidak maksimal. Permasalahan seperti itu dapat terselesaikan apabila perpustakaan bersedia mengikuti tuntutan zaman yang berbasis teknologi informasi dan komunikasi ini. Karena pada dasarnya keberadaan teknologi dalam dunia perputakaan digunakan untuk otomasi dunia perpustakaan itu sendiri, dan untuk membuat proses pelayanan yang ada menjadi lebih baik.

Pada paruh kedua abad XX yang lalu terjadi perpkembangan yang sangat pesat di dunia ilmu pengetahuan dan teknologi. Kemajuan IPTEK ini ditandai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi (Information and Comunication Technology/ICT), terutama pada tahun 90-an. Perkembangan ini sangat berpengaruh terhadap aspek kehidupan manusia tak terkecuali di dunia perpustakaan. Kemajuan ini membawa perubahan-perubahan pada layanan perpustakaan sehingga kemajuan teknologi, khususnya  teknologi harus diterima di perpustakaan. Teknologi ini memang menjajikan kecepatan, yang merupakan salah satu faktor yang saat ini sangat dituntut dalam pengelolaan informasi. Pogram otomasi perpustakaan mulai menjadi tren perpkembangan perpustakaan di Indonesia. Sehingga sistem pelayanan yang ada di perpustakaan tidak menjadi sistem manual lagi.

B.     PEMBAHASAN

MELAKUKAN OTOMASI PERPUSTAKAAN

Kehadiran teknologi informasi dan komunikasi tidak bisa lagi ditawar. Siap atau tidak siap kita harus menerima kehadirannya. Ada beberapa hal yang menjadi sebab kita melakukan otomasi di perpustakaan, yaitu sebagai berikut.

1.                  Tuntutan terhadap Jumlah dan Mutu Layanan Perpustakaan

Jika dulu pemakai perpustakaan sudah puas dengan layanan baca di tempat dan peminjaman buku perpustakaan saja maka saat ini layanan perpustakaan tidak cukup hanya dua macam layanan seperti di atas. Pemakai perpustakaan sekarang ini sudah menuntut jenis-jenis layanan lain, seperti layanan informasi tebaru (current awareness services), layanan informasi terseleksi (selective dissemination of information), layanan penelusuran secara online, layanan penelusuran dengan CD-ROM. Kualitas layanan perpustakaan juga dituntut untuk lebih baik. Perpustakaan harus bisa member jawaban yang lebih memuaskan, misalnya dengan member alternative informasi/artikel atau menunjukkan di mana informasi/artikel tersebut dapat diperoleh. Bahkan perpustakaan dituntut untuk dapat membantu memperoleh artikel atau informasi yang dibutuhkan oleh pemakainya sekalipun harus mendapatkannya di perpustakaan lain baik di dalam negeri maupun di luar negeri.

2.                  Tuntutan terhadap Penggunaan Koleksi secara Bersama (Resource Sharing)

Seperti kita ketahui tidak ada satu perpustakaan pun di dunia ini yang bisa memenuhi koleksinya sendiri maka setiap perpustakaan akan saling membutuhkan koleksi perpustakaan lain dalam rangka memberikan layanan yang memuaskan kepada pemakainya. Oleh karena itu, penggunaan bersama koleksi perpustakaan sangat membantu dalam memberikan pelayanan terutama bagi perpustakaa-perpustakaan kecil yang koleksinya sangat lemah. Progam penggunaan koleksi secara bersama ini dapat berjalan dengan baik apabila setiap perpustakaan dapat memberikan informasi apa yang dimiliki oleh perpustakaannya masing-masing. Peran “union catalog” sangat besar dalam menyukseskan program penggunaan koleksi secara bersama ini.

3.                  Kebutuhan untuk Mengefektifkan Sumber Daya Manusia

Sudah cukup lama pemerintah menerapkan kebijaksanaan “zero growth” untuk pegawai negeri. Hasil dari kebijakan pemerintah ini adalah semakin berkurangnya tenaga kerja di perpustakaan. Untuk mempertahankan mutu pelayanan perpustakaan di mana SDM semakin berkurang maka kita dapat mengandalkan teknologi informasi dan komunikasi. Untuk melayani peminjaman bahan pustaka yang tadinya diperlukan lima sampai enam orang, dapat digantikan dengan satu unit computer yang dioperasikan oleh satu orang saja. Dengan definisi tenaga seperti ini maka perpustakaan dapat memikirkan dan mengalokasikan tenaga untuk menyelenggarakan layanan-layanan lain yang dapat diberikan kepada pemakai.

4.                  Tuntutan terhadap Efisiensi Waktu

Dahulu pemakai mungkin sudah puas dengan layanan penulusuran artikel apabila atikel-artikel dapat ditemukan sekalipun layanan tersebut memakan waktu cukup lama. Sekarang pemakai mungkin menuntut layanan tersebut hamper instan. Saat ini pertanyaan diajukan, saat itu pula jawaban diharapkan bisa diterima. Layanan yang demikian ini bisa dipenuhi hanya dengan bantuan teknologi komputer. Pemakai dapat mengirimkan permintaannya melalui elektrinik mail (e-mail) yang pada saat itu pula dapat diterima oleh perpustakaan. Kemudian petugas perpustakaan melakukan akses ke pangkalan data/informasi yang ada di komputer. Jawaban (hanya dalam beberapa saat) kemudian dikirim kembali kepada si penanya dengan menggunakan e-mail yang dalam waktu relatif singkat dapat diterima oleh si penanya.

5.                  Kebutuhan akan Ketepatan Layanan Informasi

Selain kecepatan dalam memperoleh informasi, pemakai juga membutuhkan ketepatan informasi yang didapatkannya dari perpustakaan. Pertanyaan-pertanyaan tentang informasi secara spesifik harus bisa dijawab secara spesifik pula. Dengan bantuan teknologi koputer pertanyaan-pertanyaan ini bisa dijawab dengan cepat dan tepat.

6.                  Keragaman Informasi yang Dikelola

Informasi yang ada di perpustakaan saat ini tidak hanya terbatas kepada buku dan jurnal ilmiah saja. Informasi-informasi lain seperti audio visual, multimedia, bahan mikro, media optik dan sebagainya saat ini juga dikoleksi oleh perpustakaan. Banyak koleksi perpustakaan yang harus dibaca dengan menggunakan teknologi komputer. Oleh karena itu, untuk mengelola informasi yang sangat beragam tersebut diperlukan bantuan alat terutama teknologi komputer.

PIRANTI OTOMASI PERPUSTAKAAN

Dalam sebuah sistem perpustakaan terdapat beberapa unsur atau syarat yang saling mendukung dan terkait satu sama lainnya. Unsur-unsur atau syarat tersebut sebagai berikut.

1.                  Pengguna (users)

Pengguna merupakan unsur utama dalam sebuah sistem otomasi perpustakaan. Dalam pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan melalui konsultasi dengan pengguna-penggunanya yang melalui pustakawan, staf yang nantinya sebagai operator atau teknisi, serta para anggota perpustakaan. Apa misi organisasi tersebut? Apa kebutuhan informasi mereka? Seberapa melek komputerkah mereka? Bagaimana sikap mereka? Apakah penelitian dibutuhkan? Itu adalah beberapa pertanyaan yang harus dijawab dalam mengembangkan sebuah sistem otomasi perpustakaan. Otomasi perpustakaan baru bisa dikatakan baik bila memenuhi kebutuhan pengguna, baik staf maupun anggota perpustakaan. Tujuan dari sistem otomasi perpustakaan adalah untuk memberikan mafaat kepada pengguna.

Konsultasi dengan pengguna untuk menentukan kebutuhan-kebutuhan mereka. Namun perlu hati-hati terhadap penilaian keliru yang dilakukan oleh pengguna mengenai kebutuhan dan perpsepsi tantang apa yang bisa dilakukan oleh suatu sistem komputer. Kebutuhan pengguna dapat dirinci supaya tidak terlalu banyak atau terlalu sedikit sehingga tidak menimbulkan persepsi yang keliru.

Pustakawan yang bersangkutan harus dilibatkan, mulai dai tahap perencanaan dan pelaksanaan sistem. Masukan dari masing-masing pustakawan harus dikumpulkan untuk menjamin kerjasama mereka. Tenaga-tenaga inti yang dilatih untuk menjadi operator, teknisi, dan administrator sistem harus diidentifikasikan dan dilatih sesuai bidang yang akan dioperasikan.

2.                  Perangkat Keras (Hardware)

Sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah data menjadi informasi secara tepat dan tepat serta diperlukan program untuk menjalankannya. Fungsi perangkat keras untuk mengumpulkan data dan mengobservasinya ke dalam suatu bentu yang dapat diproses oleh computer. Perangkat keras otomasi perpustakaan, antara lain komputer, scanner, digital camera, dan CD Writer.

3.                  Perangkat lunak (Software)

Perangkat lunak adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan instruksi-instruksi yang memberitahu perangkat keras untuk melakukan suatu tugas sesuai dengan perintah. Tanpa perangkat lunak, perangkat keras tidak ada gunanya. Tujuan dari sistem komputer adalah untuk mengonversi data menjadi informasi. Data dapat digambarkan sebagai bahan baku, apakah dalam bentuk kertas, elektronik atau bentuk lain, yang diproses oleh Komputer. Dengan kata lain, data terdiri dari data atau angka sebagai bahan baku yang diproses menjadi informasi. Perangkat lunak juga sering diartikan sebagai metode atau prosedur untuk mengoperasikan komputer agar sesuai dengan permintaan pemakai baik multi-tasking maupun multi-user. Perangkat lunak untuk otomasi perpustakaan seperti CDS/ISIS dari UNESCO yang dapat diperoleh secara gratis melaluui internet.

4.                  Network/Jaringan

Jaringan komputer telah menjadi bagian dari otomasi perpustakaan karena perkembangan yang terjadi di dalam teknologi informasi serta adanya kebutuhan akan pemanfaatan sumber daya bersama melalui teknologi. Komponen perangkat keras jaringan antara lain komputer sebagai server dan klien, Network Interface Card (LAN Card terminal kabel Hub), jaringan telepon atau radio, dan modem.

Hal yang harus diperhatikan dalam membangun jaringan komputer adalah sebagai berikut:

a.                   Jumlah komputer serta lingkup dari jaringan (LAN, MAN, WAN)

b.                  Lokasi dari hardware: komputer, kabel, panel distribusi, dan sejenisnya

c.                   Protokol komunikasi yang digunakan

d.                  Menentukan staf yang bertanggungjawab dalam pembangunan jaringan

5.                  Data

Data merupakan bahan baku informasi, dapat didefinisikan sebagai kelompok teratur simbol-simbol yang mewakili kuantitas, fakta, tindakan, benda, dan sebagainya. Data terbentuk dari karakter, dapat berupa alfabet, angka, mau simbol khusus seperti *, $ dan /. Data disusun mulai dari bits, bytes, fields, records, files dan database.

Bits merupakan kombinasi dari 0 dan 1 yang merupakan pembentuk data yang paling dasar. Bytes adalah kumpulan dari kombonasi bit-bit, biasanya terdiri 8 bit yang menjadi unit terkecil storage dan mempunyai alamat, seringkali menjadi bagian dari word. Field adalah kumpulan dari byte-byte (karakter) yang membentuk suatu arti, missal field: no urut, nama orang, alamat, pendidikan, usia dan sebagainya. Record adalah kumpulan field membentuk sebuah informasi atau tabel, misal record tentang pegawai. File adalah kumpulan record-record yang sejenis, missal file tentang pegawai di berbagai departemen di sebuah instansi. Database adalah kumpulan berbagai file yang saling berhubungan membentuk jaringan informasi.

Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya, karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data file (data file storage) ke dalam model sistem informasi. Dengan begitu, kegiatan pengolahan tersedia, baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya.

6.                  Manual/Panduan Operasional

Biasa disebut prosedur adalah penjelasan bagaimana memasang, menyesuaikan, menjalankan suatu perngakat keras atau perangkat lunak. Manual adalah kunci bagi kelancaran suatu sistem otomasi perpustakaan.

SOFTWARE OTOMASI PERPUSTAKAAN

Untuk melaukan otomasi perpustakaan sesungguhnya banyak pilihan. Beberapa perpustakaan ada yang membuat sendiri software untuk otomasinya, namun beberapa perpustakaan lain memilih menggunakan software buatan vendor komersial. Beberapa “program jadi” banyak ditawarkan oleh vendor baik dalam negeri (seperti NCI-Bookman, Spektra, Adenis, dan SIPISIS) maupun luar negeri (seperti Dynix, Adenis, Libertas, Cardbox) sedangkan program Bibliographic Information System yang dapat diperoleh gratis, antara lain CDS/ISIS baik yang berbasis DOS maupun yang berbasis Windows. Dari program ini dapat pula dikembangkan modul-modul sistem informasi sesuai dengan kebutuhan perpustakaan setempat. Program berbasiskan CDS/ISIS yang telah dikembangkan antara lain:

1.                  LAMP (Library Automation and Management Program)

2.                  Integrated library-information system

3.                  SANJAY

4.                  SLS (Smart Library System)

5.                  ISX/CIRC

6.                  ISLS (ISIS-based Set of Lending Services)

7.                  PRESTO

8.                  DOCUMENTUM

9.                  SIPISIS (for DOS dan for Windows)

Salah satu perangkat lunak yang dikembangkan dai CDS/ISIS di dalam negeri adalah SIPISIS. SIPISIS adalah perangkat lunak atau pogram yang dirancang khusus untuk membantu perpustakaan dalam menjalankan kegiatan pengelolaan bahan pustaka serta pelayanan kepada pengguna berbasis komputer. Program ini dapat membantu perpustakaan melakukan berbagai kegiatan secara terpadu. Semua menu dan pesan sudah dalam bahasa Indonesia sehingga mudah digunakan.

Contoh peminjaman bahan pustaka dengan menggunakan SIPISIS versi Windows adalah sebagai berikut:

Pemakai membawa dan menyerahkan buku yang sudah diberi kode bar dan kartu anggota yang juga sudah diberi kode bar

Pustakawan men”scan” kode bar pada kartu anggota kemudian men “scan” kode bar pada buku

Secara otomatis komputer akan mencatat pinjaman pemakai

Untuk transaksi pengembalian, pustakawan tinggal meng”klik” gambar yang ada tulisan kembali, perpanjang

Scan barcode kartu anggota maka data pinjaman akan tampil di layar

Klik tombol kembali jika pinjaman buku akan dikembalikan atau tombol perpanjang jika pinjaman buku tersebut akan diperpanjang. Jika peminjam terlambat mengembalikan pinjaman bukunya, dan jika perpustakaan mengenakan denda terhadap pinjaman yang terlambat dikembalikan maka komputer akan member tahu operator bahwa peminjam yang bersangkutan dikenai denda (termasuk besar denda yang harus dibayar)

Pemakai juga dapat melakukan pemesanan buku yang akan dipinjam tersebut sedang dipinjam orang lain

Jika buku yang dikembalikan (atau yang akan diperpanjang) dipesan pemakai lain maka komputer akan memberitahu operator bahwa buku tersebut sudah dipesan dan jangan diperpanjang atau dipinjamkan ke pemakai lain

Komputer dapat melakukanpenghitungan statistik secara otomatis dari transaksi yang telah dilakukan. Statistik peminjaman yang dihitung dapat berupa statistik harian, bulanan, dan tahunan. Dengan demikian pustakawan akan terbantu dalam pembuatan statistik peminjaman. Hasil penghitungan tersebut dapat lebih cepat dan akurat dibandingkan apabila dihitung dengan cara manual.

C.    PENUTUP

Penyebaran informasi identik dengan pelayanan. Pelayanan perpustakaan merupakan ujung tombak sebuah perpustakaan. Pelayanan yang ramah dan menyenangkan merupakan salah satu kunci terpenting di samping kelengkapan koleksi yang dapat menjadi daya tarik kunjungan ke perpustakaan. Di bagian pelayanan inilah sebuah sistem yang dijalankan di perpustakaan dapat dinilai baik atau tidaknya. Sistem perpustakaan yang baik haruslah memenuhi persyaratan: mudah melakukan temu balik informasi, yang ditandai dengan ada-tidaknya alat penelusuran seperti katalog. Selain itu, adanya rambu-rambu perpustakaan yang dapat memudahkan pengguna dan petugas, serta petugas yang komunikatif dan memiliki ketertarikan yang tinggi terhadap ilmu dan pengetahuan.

Jadi, perpustakaan yang memenuhi tuntutan zaman adalah perpustakaan yang saat ini berusaha untuk meningkatkan sistem pelayanan menjadi lebih baik, salah satunya yaitu dengan melakukan otomasi perpustakaan menggunakan teknologi informasi. Perpustakaan yang serba otomatis akan lebih mudah dan cepat dalam pelayanan dan sistem temu kembali informasi. Jadi, Kehadiran teknologi akan membantu proses pengelolaan perpustakaan yang lebih efektif dan efisien.

DAFTAR PUSTAKA

Saleh, Abdul Rahman, dan  Rita Komalasari. 2010. Manajemen Komunikasi. Jakarta: Universitas Terbuka

Supriyanti, Wahyu, dan Ahmad Muhsin. 2008. Teknologi Informasi Perpustakaan. Yogyakarta: Kanisius

Yusup, Pawit M. 2009. Ilmu Informasi, Komunikasi, dan Kepustakaan. Jakarta: Bumi Aksara